第一条  人事档案材料收集范围

（一）在职工调配、接受大中专院校毕业生、公开招聘工作中收集的登记表、简历表、履历表等材料；在职职工定期填写的履历表及登记表等材料；

（二）自传或属于自传性质的材料；

（三）考核、考察工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、年度考核鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料，审计工作中形成的涉及干部个人的审计报告或意见材料；任期届满、离任考核材料；

（四）参加继续教育、进修学习形成的学员登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位材料、学历证明；参加培训工作中形成的学员登记表、培训结业证及培训成绩表；

（五）学习鉴定、组织审定的培训结业考核材料、学员个人结业小结等材料；

（六）评审（考试）、聘任专业技术职务工作形成的专业技术职务任职资格申报评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料；

（七）创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在国内外重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录；

（八）政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料、作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料；

（九）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料；

（十）党、团组织建设工作中形成的材料：

1.已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、综合性政审材料及有关证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员的劝退或除名的组织审批意见及主要事实依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）、退党材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；

3.参加民主党派的有关材料。

（十一）获得医院级、区级、中心级、集团公司级的表彰奖励材料：包括劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党团员等审批（呈报）表、先进事迹登记表、优秀科技人员的表彰奖励材料；立功、嘉奖、通报表扬等及在其他工作中形成的表彰奖励材料；

（十二）纪律检查、监察、法院等行政管理工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查）报告、本人检查、交待、对处分决定的意见、撤销处分的有关材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复的材料；

（十三）干部任免、调动、军队转业干部安置、离退休等工作中形成的有关材料：干部任免呈报表（包括所附的考察、表现情况材料）、干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料、复转军人审批表、转业鉴定、定级定工资材料、授予（晋升）军（警）衔审批表、离退休审批表、离退休人员提高待遇审批表、批复等材料；

（十四）录用和聘用职工工作中形成的有关材料：报考登记表、录用（聘用）审批表和合同书、招工政审材料、续聘、解聘和辞退（职）审批材料、劳动合同书等材料；

（十五）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资（技能工资、岗位工资）变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表、享受专家特殊津贴呈报（审批）表、解决各种待遇问题的审批表、批复材料等；

（十六）办理出国（出境）审批工作中形成的材料；因公（私）出国（境）审批表、在国（境）外表现鉴定材料、协议书、到期未归除名等材料；

（十七）参加区县、中心级以上单位党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历表、政绩材料等；

（十八）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：身体残疾体检表、工伤残疾诊断书、确定致残等级以及对日后享受有关待遇可做参考的检查表、新录用人员体检表、毕业生分配工作体检表等材料；

（十九）办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书；

（二十）其他可供组织参考且具有保存价值的材料。

第二条  收集方法

（一）建立档案材料收集网络系统，人事档案管理人员要了解和掌握形成档案材料的部门，彼此沟通信息，保证收集渠道畅通，不失时机地将新形成的档案材料收集起来；

（二）人事档案管理部门应根据档案材料的不足，定期组织员工填写履历表或员工登记表，以充实档案内容。

第三条  人事档案材料归档制度

（一）主动送交人事档案材料归档是档案材料管理部门的职责和义务，是不可缺少的一道重要工作程序。任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有；

（二）加强对人事档案材料归档工作的监督与检查，及时研究解决送交档案材料归档工作中的问题，建立送交档案材料网格体系，及时收集档案信息材料；

（三）归档要求：

1.归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。材料齐全（主件、附件、请示、批复齐全），完整真实，文字清楚，对象明确，有承办单位和承办人署名，有形成材料的日期；

2.归档材料必须手续完备。凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章；规定要有同本人见面的材料（如审查结论、审查报告、处分决定及组织鉴定等）必须有本人签字，特殊情况未签字的，可由组织注明；干部任免材料必须注明批准机关名称、文号和日期；

3.经鉴别不属于归档范围的材料，要分类处理。对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经主管档案负责人审查批准后销毁；对应转出的材料要办理转出登记手续；

4.档案材料载体，应使用16开（19×26厘米）规格办公用纸，材料左边留出2.5厘米装订边；

5.撰写材料必须符合要求，文字必须是计算机打印、蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝色墨水以及复写纸书写；

6.归档材料必须是原件，不得使用复印件代替原件存档。

第四条  人事档案材料鉴别归档制度

（一）对需要归档材料，在归档期前必须经过认真审查和鉴别，鉴别工作应坚持以下原则：

1.坚持严肃认真的态度，必须以北京市人力资源和社会保障局有关干部档案管理及企业职工档案管理的文件规定为依据；

2.必须坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析。根据材料形成的历史条件、主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。

（二）鉴别工作方法

1.认真鉴别、判定材料的真伪，做到不错归、错销；

2.检查材料是否齐全完整，成套材料不缺份，单份材料不少页；

3.审查材料的手续是否完整。

（三）不属于归档的材料及其处理方法

1.有保存价值的文书资料，如任职文件、历史资料、重大会议记录等，可交文书档案部门保存；

2.应由本人保存的材料，如奖状、毕业证书、学生证等，要及时退还本人，个别不宜退给本人的，可经组织审查，领导批准后销毁；

3.归档手续不具备的材料，如应盖公章而未盖公章，应由本人签署意见而未签字的结论材料，有下级组织意见而无上级组织批复及内容不完整、字迹不清的材料，要及时退给个人补办手续，限期10天内补办完毕后归档；

4.无结论的审查材料，要退给个人，做出审查结论后，再归档；

5.经鉴别确需销毁的材料，应进行详细登记，报请有关领导批准后，方可予以销毁。

第五条  人事档案的保管、保密制度

（一）人事档案的安全保管要求

1.为确保人事档案的绝对安全，人事档案管理部门要建立坚固的专业档案库房，配置专用铁质档案柜；

2.库房内应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全措施，要保持库内适宜的温湿度（要求：温度14-24摄氏度，相对湿度45-65%），库房内要配置空调、除湿、灭火等设备；

3.库房内严禁吸烟，要保持清洁，不准堆放杂物。

（二）人事档案的保密要求

1.人事档案库房为机要重地，无关人员不得入内；

2.档案室工作人员要严格遵守档案保密制度，不准向无关人员谈论档案内容；

3.任何人不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料；

4.每天下班前对库房进行安全检查，节假日做好安全保密防范工作。

第六条  人事档案查阅制度

（一）查阅事由

员工因考察、任免、调动、晋级、政审、组织发展、出国、福利待遇、治丧等需要，方可查阅员工档案；

（二）查阅手续

1.凡因工作需要查阅人事档案人员，在查阅前，必须填写《人事档案查阅联系单》（审批表），经医院领导签字后，方可查阅一般干部及工人的档案，档案室凭联系单提供档案；

2.一般情况下，下级人员不得查阅上级人员的档案，档案室凭联系单提供档案；

3.凡外单位人员需要查阅、取证的，必须持有所在单位的介绍信，必须经档案室主管领导和分管院长批准后，方可办理查阅手续；

4.人事档案一般不准外借，特殊情况需外借的，借用个人要说明理由，填写《人事档案借阅联系单》（审批表），经本部门主管领导和分管院长批准后方可借用，时间一般不超过三天，用后及时归还。

（三）注意事项

1.查阅档案时要爱护档案材料，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等；

2.查阅档案时严禁吸烟；

3.未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要的，必须经档案主管领导批准同意后，方可办理。复制的材料，不得给无关人员观看，用毕后自行销毁；

4.借用的档案，必须妥善保管，严格保密，不得转借他人，不准交给无关人员和本人翻阅，只限本院有关领导查阅，用毕及时归还（限三日内），确因工作需要延期的，应办理续借手续。

第七条  人事档案转递制度

（一）对转出人事档案的要求

1.因人事变动、工作调动、改变主管单位或其它原因需要转递档案的，应在15天内办理转递手续；

2.对转出的人事档案要进行认真的检查核对，整理合格，装订成册，不得扣留材料或分批转出；

3.详细填写《档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章；

4.转出的档案须在发文本上编号，通过机要交通或派专人转递，不准交本人自带；

5.档案转出后，在档案名册上注明何时转往何处，以便备查；

6.档案转出，过期一个月未退回执，应通过有关途径询问，以防丢失。

（二）对接收人事档案的要求

1.接到有关人事变动通知后，应及时催要人事档案；

2.对接收的人事档案，要认真登记，编号、入库。

（三）其它要求

1.严格执行档案转递制度，避免出现“无头档案”，对已出现的“无头档案”，应认真查转；

2.对违反转递制度，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的，视情节后果追究当事人和有关管理人员的责任。

第八条  人事档案的检查核对制度

（一）在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与撂放位置相符，档案目录与档案材料相符。做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收漏转和张冠李戴等错装现象；

（二）接收档案时，一看是否属于本院管理范围；二看姓名、单位、职务是否相符；三看档案内容是否与档案转递单所列的材料项目相符，发现差错及时查处；

（三）转出档案时，认真清点材料，注销名册，并办理转递手续；

（四）接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案要先清点，再归档；

（五）每月检查一次借出档案退回情况，逾期不还者，要及时催回；

（六）每年年底进行一次档案总核对工作。必要时可半年一次。

第九条  人事档案管理人员职责和要求

（一）人事档案管理人员的职责

1.保管人事档案，为人事、组织工作提供优质服务；

2.收集、鉴别和整理人事档案材料；

3.办理人事档案的查阅、借阅和转递；

4.登记职工职务、工资的变动情况；

5.为有关部门提供职工的情况；

6.做好人事档案的安全、保密、保护工作；

7.调整研究人事档案工作情况，制定规章制度搞好人事档案的业务建设和业务指导；

8.推广、应用人事档案现代化管理技术。

（二）对档案室工作人员的要求

1.坚持原则，作风正派，政治思想水平高，业务能力强；

2.增强档案意识，热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力，掌握专业技术，积极为人事、组织工作服务；

3.严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄漏档案内容；

4.坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；

5.工作调动时，必须做好档案、材料及业务文件等交接工作。